Provisions for invoices and dunning notices

Regler för fakturor och påminnelser - Engelska

Paying after receiving an invoice is a common payment method. But keep in mind that the company may charge you for issuing the invoice. Check the terms and conditions and be sure to pay when due.

Translated page: This text has been translated from Swedish. The text and appearance of the page may look different from the original page.

Keep this in mind 

  • You are responsible for paying the invoice when due.  

  • If you donot pay when due, the company may levy a dunning charge against you or send your case to a debt collection agency.  

  • If you have received an inaccurate invoice, a dunning charge or a demand for payment from a debt collector or Enforcement Authority, you need to contest the claim with a written response to the company.  

What is an invoice?

An invoice is the same thing as a bill. The invoice specifies what you need to pay and when you should make the payment. Invoices can be delivered in various ways, both digitally and through regular mail.

You are responsible for paying on time 

When you purchase something on credit with an agreement to pay by invoice, you are always responsible for paying the invoice by the due date. This applies irrespective of whether you have received the invoice or not. If your invoice gets lost in the post, for example, this does not change your obligation to pay it. If you don’t have the invoice, you need to contact the company and ask for the invoice details so that you can pay. 

If you do not pay on time, you may be required to pay late payment interest and a reminder fee.

If it was not stated before you made the purchase, when the latest payment date for the invoice is, you are not obligated to pay late payment interest and reminder fees if the invoice has been lost or reached you late.

How much time do you have to pay an invoice? 

There is no specific law that determines how many days you have to pay an invoice. Companies determine the terms of payment, and when you choose to purchase something from them you agree to these terms of payment. This means, for example, that you cannot demand 30 days terms to pay an invoice. 

You must pay when the company requests it, but only if you have received what you purchased.

Keep in mind that the due date on the invoice is the day by which the company should have received the money. It is not the latest day you can make the payment.

Dunning charges – what applies? 

If you do not pay your invoice when due, the company can send you a new invoice and levy a dunning charge against you. Any dunning charge must be specified in the contract and it cannot be more than SEK 60. The amount in the dunning notice must be paid within the time limit stated on the reminder invoice. 

The company may only charge a dunning charge once. 

Have you paid on time but still received a dunning notice?

If you have paid the invoice on time but still received a dunning notice, you can object to the dunning notice by writing to the company. E-mails are a good way to document that you have contacted them.

Use a bank statement or a receipt showing when and how much you paid. 

Further information about how to contest an invoice 

Debt collection and payment default records 

If you have not paid the invoice when due, the company can send you a claim via a debt collection agency. 

Receiving a debt collection demand is not the same as having a payment default record placed on your credit file. But if you do not pay your debt, it may lead to a payment default record being placed on your credit file.

If you think the debt collection demand is unfounded or otherwise wrong, you need to challenge it, meaning to contest the validity of the debt collection demand. You should never ignore a debt collection demand, even if you think it is faulty.

Contact the party who sent the demand for payment, preferably by e-mail. Be sure to keep a copy of your e-mail or other document showing that you contested the demand. You will not have a payment default record placed on your credit file notice for contesting a faulty claim. 

Read more about debt collection and payment default records 

Can companies charge an invoicing fee? 

Companies are allowed to charge an administration fee for processing payments, provided that this is stated in the contract between you and the company. The invoicing fee is allowed provided that it is reasonable and corresponds to the actual cost that the company incurs due to the payment processing. 

This means that companies can also charge a fee for payments via e-invoice and direct debit, provided that this is stated in the contract. However, sometimes the fee can be lower if you change the payment method from, for example, a paper invoice to an e-invoice. 

How late can a company send an invoice?

A company has the right to demand payment from a consumer for up to three years. So if you have not paid for what you purchased, it doesn’t matter if the company contacts you after, say, a year to demand payment. You are still under the obligation to pay.

After three years, the company can no longer claim the money from you. That means that the collection of the debt is time barred, due to time specified in the statute of limitations having run out.  Sometimes the statute of limitations period may be extended, for example if the company sends you a new demand notice. You cannot therefore count on your debt becoming time-barred. 

Read more about debts and the statute of limitations

The company chooses whether they want to offer an invoice

It is up to each individual company to decide which credit terms and payment methods they offer their customers. You can never insist that the company allows you to pay in a specific way, for example by invoice. But, of course, you should be able to pay via invoice if they have promised it in any way, such as in the terms and conditions.

Do you not know what the invoice is for?

If you have received an invoice and are unsure of its purpose, contact the company and request an invoice specification.

Received an invoice for something you did not order?

If you have received an invoice for something you did not order, you should dispute the invoice. Disputing an invoice means that you notify the company that you challenge the validity of the invoice and therefore will not pay it. It is important that you explain why in your opinion the invoice is incorrect or unfounded, for example because you have not purchased anything from the company. 

When you dispute an invoice, it is important that you contact the company in writing so that you have a written record of your formally challenging the validity of the invoice and not simply neglected to pay. You can send an e-mail, for example. 

Further information about how to contest an invoice 

Regler för fakturor och påminnelser 

Det är vanligt att välja att betala mot faktura. Men tänk på att du kan få betala en fakturaavgift. Läs vad som står i villkoren och var noga med att betala i tid. Betalar du inte i tid får företaget ta ut en påminnelseavgift.

Tänk på det här 

  • Du är ansvarig för att betala fakturan i tid.  

  • Om du inte betalar i tid kan företaget ta ut en påminnelseavgift eller skicka ditt ärende till ett inkassoföretag eller Kronofogden.  

  • Om du har fått en felaktig faktura, påminnelseavgift eller krav från inkasso, måste du protestera till företaget skriftligen.  

Vad är en faktura?

En faktura är samma sak som en räkning. På fakturan står det vad du ska betala och när du ska betala. Fakturan kan komma på olika sätt, både digitalt och i brevlådan.

Du är ansvarig för att betala i tid 

När du köper något är du alltid skyldig att betala. Det gäller även om du inte fått fakturan eller om den kommit bort i posten. Kontakta företaget om du saknar en faktura, så du kan få de uppgifter du behöver för att betala.

Betalar du inte i tid kan du bli skyldig att betala dröjsmålsränta och påminnelseavgift.

Stod det inte innan du gjorde köpet när du senast ska betala fakturan är du inte skyldig att betala dröjsmålsränta och påminnelseavgift om den kommit bort eller nått dig sent.

Hur lång tid har du på dig att betala en faktura?

Det finns ingen lag som säger hur många dagar du har på dig att betala en faktura. Du kan till exempel inte kräva att få 30 dagar på dig. Företaget får själv bestämma villkoren. Du godkänner villkoren när du väljer att handla av företaget. Läs därför villkoren innan du köper något.

Du måste betala när företaget begär det. Men bara om du fått det du köpt.

Tänk på att förfallodatumet på fakturan är den dagen företaget senast ska ha fått pengarna. Det är alltså inte den dag du senast kan betala.

Påminnelseavgift – vad gäller? 

Betalar du inte en faktura i tid kan företaget skicka en ny faktura. Då kan de lägga till en påminnelseavgift, men bara om det står med i ert avtal att de får det. En påminnelseavgift får vara max 60 kronor. Du behöver betala inom den tid som står på den nya fakturan.

Företag får bara ta ut påminnelseavgift en gång.

Har du betalat i tid men ändå fått en påminnelse? 

Om du betalat fakturan i tid, men ändå fått en påminnelse, kan du protestera mot påminnelsen. Det gör du genom att skriva till företaget. Mejl är bra, då kan du bevisa att du kontaktat dem.

Använd kontoutdrag från din bank eller ett kvitto som visar när och hur mycket du betalat.

Hur du bestrider en faktura

Inkasso och betalningsanmärkning 

Betalar du inte fakturan i tid kan företaget skicka ett krav till dig via ett så kallat inkassoföretag.

Att få ett inkassokrav är inte samma sak som att få en betalningsanmärkning. Men om du inte betalar din skuld kan det att leda till att du får en anmärkning.

Tycker du att inkassokravet är felaktigt behöver du protestera till den som skickat kravet. Strunta aldrig i ett inkassokrav, även om det är felaktigt.

Protestera skriftligen, gärna via mejl. Spara en kopia på mejlet eller annat underlag som bevis. Du får ingen betalningsanmärkning för att du protesterar mot ett felaktigt krav.

Mer om inkasso och betalningsanmärkningar 

Får företag ta ut en fakturaavgift? 

Företag får ta ut en administrationsavgift för att hantera en betalning, så länge det står i avtalet mellan dig och företaget. Fakturaavgiften ska vara skälig och motsvara den faktiska kostnaden som företaget får för att hantera betalningen.

Företag får ta ut en avgift även för betalning via e-faktura eller autogiro, om det står i avtalet. Men avgiften kan ibland bli lägre om du byter betalsätt från till exempel pappersfaktura till e-faktura.

Hur sent kan företag skicka en faktura? 

Ett företag har rätt att kräva betalt i upp till tre år. Så om företaget hör av sig och vill ha betalt efter till exempel ett år är du fortfarande skyldig att betala.

Efter tre år kan företaget inte längre kräva pengarna av dig. Det kallas att skulden preskriberas. Men ibland kan preskriptionstiden förlängas, till exempel om företaget skickar ett nytt krav till dig. Räkna därför inte med att din skuld preskriberas.

Mer om skulder och preskription 

Företaget väljer om de vill erbjuda faktura 

Företag får själva bestämma vilka betalsätt de erbjuder sina kunder. Du kan alltså inte kräva att få betala på ett visst sätt, till exempel via faktura. Men du ska såklart få betala via faktura om de lovat det på något sätt, till exempel i köpevillkoren.

Vet du inte vad fakturan avser?

Har du fått en faktura och är osäker på vad den gäller? Kontakta företaget och begär en fakturaspecifikation.

Fått en faktura för något du inte beställt?

Har du fått en faktura för något du inte beställt ska du bestrida den. Meddela företaget att du protesterar mot fakturan och därför inte kommer betala. Tala om varför fakturan är felaktig, till exempel för att du inte köpt något av företaget.

När du bestrider en faktura är det viktigt att kontakta företaget skriftligen. Du kan till exempel skicka ett mejl. Då kan du senare bevisa att du protesterat och inte bara struntat i att betala.

Mer om hur du bestrider en faktura 

Fäll ihop

Source: Konsumentverket

Proofread: 20 February 2023