Disputing an incorrect invoice

Bestrida felaktig faktura - Engelska

If you receive an incorrect invoice, you can dispute it, which means to protest against it. Always begin by contacting the company to point out what you feel is incorrect.

Cooperation: This page is part of the European Union's Consumer Program (2014-2020).

Translated page: This text has been translated from Swedish. The text and appearance of the page may look different from the original page.

Contact the company in writing

Begin by contacting the company to point out what is incorrect. Preferably make contact in writing, such as by email. Sometimes, errors are due to mistakes that can easily be cleared up if you point out the error to the company.

If the company does not agree to correct what you feel is incorrect, you can dispute the invoice or the part of the invoice that is incorrect.

How to dispute an invoice

Disputing an invoice means that you notify the company that you protest against the invoice and therefore will not pay. It is important that you say why you think the invoice is incorrect, such as that the total does not match what you agreed on.

Check how much of the invoice is incorrect

Think about checking if the entire invoice is incorrect or just a part of it. The basic principle is that you should pay for the part that is correct. So sometimes you need to notify the company, for example, that you will pay half of the amount of the invoice, but that you dispute the remaining amount.

Dispute the invoice in writing

When you dispute an invoice, it is important that you contact the company in writing so that you can prove that you protested. You can send an email, for example. If you send a letter, it would be good to send it as a registered letter so that you can prove that you disputed the invoice. Remember to take a photograph or copy of your letter disputing the invoice.

In the notification to the company, you need to provide the reference number, amount and date of the invoice you believe is incorrect. 

After disputing an invoice

The company does not need to respond to or approve of your dispute for it to apply. If the company feels that they have a right to payment despite your dispute, it is up to the company to take the matter further. So after you have sent your dispute, you can wait to see how the company acts. If the company does not send more payment demands, you do not need to do anything else.

If the company asserts that you accepted an offer

If the company asserts that you accepted an offer or placed an order, it is up to the company to be able to prove it. You can ask the company to present documentation that proves that you entered an agreement with the company.

Did the company phone you?

For phone sales, by law, the company must get your written approval for the agreement to be valid. This applies if the company phones you, or if you were encouraged by the company to phone them. If you have not approved the agreement in writing, it is invalid and you have no payment obligation to the company. If you phone a company on your own initiative to buy something, a written agreement is not required.

How should a written approval be made?

A written approval can have various formats. For example, you can:

  • sign a paper sent to you in the post

  • approve electronically by email or text message

  • approve by Bank ID

The approval must take place after the call so that you have time to think about the offer. So it is not OK for the company to encourage you to approve the offer during the call.

Dispute an invoice if you have not provided written approval

If the company demands payment from you even though you have not approved of the offer in writing, you can protest and point out that there is no agreement.

If you received products you did not order

As long as there is no agreement between you and the company, you have no obligation to send back any products the company sent you. If the company wants the products back or if you do not want to keep the products, you can demand that the company bear the cost of sending the product back.

If you receive more invoices, reminders or collection demands

Even though you dispute the invoice, the company may insist on its claim and send new invoices or reminders or contact a debt collection agency.

If you receive new invoices

If you receive invoices that concern something other than the invoices you previously protested against, you need to contact the company again in writing to dispute the invoices.

If you receive reminders on invoices you have disputed

If you receive a reminder on an invoice that you have already disputed, you do not need to dispute the reminder. By disputing the original invoice, you have already declared that you will not pay.

If you receive a collection demand

In some cases, companies contact debt collection agencies to help collect the payment. If you receive a collection demand, it does not mean that you have received a record of non-payment or will receive one. You can dispute a collection demand in the same way that you dispute a regular invoice, but you need to dispute the demand with the collection agency that sent the collection demand. It is important that you say why you are disputing the claim. Remember to always dispute a claim in writing, such as by email.

If the company turns to the Swedish Enforcement Authority

Sometimes, companies turn to the Swedish Enforcement Authority to get help to demand payment, which means that they apply for an order to pay. But you still have the possibility to dispute the claim if it is incorrect.

If the company turns to the Swedish Enforcement Authority, you will receive a letter from the Swedish Enforcement Authority. This letter will say what you have to do if you do not agree with the claim, and how much time you have to respond.

If you notify the Swedish Enforcement Authority within this response period that the claim is incorrect, you will receive no record of non-payment. It is if you do not do anything, meaning neither pay nor notify that the claim is incorrect, that the Swedish Enforcement Authority will pronounce a decision. This means that the Swedish Enforcement Authority establishes that you must pay what the company demands. In this situation, you will receive a record of non-payment, which means that the credit rating agencies make a note that you have not paid the debt on time.

If you dispute the claim from the Swedish Enforcement Authority, the company needs to turn to a court in order to get a decision on whether or not they are entitled to payment.

If you and the company do not agree

If you need guidance, you can contact Hallå konsument [Hello Consumer]. We are a national information service that can provide information on your rights and what options you have to make progress. We provide independent guidance and therefore cannot assess your individual matter, resolve disputes or contact companies for you.

Contact information to Hallå konsument

If you and the company do not agree, you can in many cases file a report with the National Board for Consumer Disputes (ARN) to have the dispute tried. However, ARN will not try the dispute if the matter has been or is turned over to the Swedish Enforcement Authority or a court.

Read more about filing a report on the ARN websiteExtern länk

Kontakta företaget skriftligen 

Börja med att kontakta företaget för att påpeka vad som har blivit fel. Ta helst kontakt skriftligen, till exempel via mejl. Ibland beror fel på misstag som enkelt kan klaras upp genom att du påpekar felet för företaget. 

Om företaget inte går med på att rätta det som du tycker är felaktigt kan du bestrida fakturan eller den del av fakturan som är felaktig. 

Så bestrider du

Att bestrida en faktura innebär att du meddelar företaget att du protesterar mot fakturan och därför inte kommer att betala. Det är viktigt att du talar om varför du tycker att fakturan är felaktig, till exempel att summan inte motsvarar det ni har kommit överens om. 

Kontrollera hur stor del av fakturan som är fel

Tänk på att kontrollera om hela fakturan är felaktig eller bara en del av den. Grundprincipen är att du ska betala för den del som är korrekt. Ibland behöver du alltså meddela företaget att du till exempel kommer att betala hälften av fakturans belopp, men att du bestrider det resterande beloppet. 

Bestrid skriftligen

När du bestrider en faktura är det viktigt att du kontaktar företaget skriftligen så att du kan bevisa att du har protesterat. Du kan till exempel skicka ett mejl. Skickar du ett brev är det bra om du skickar brevet rekommenderat så att du kan bevisa att du har bestridit fakturan. Kom ihåg att fota brevet eller ta en kopia på ditt bestridande.

I meddelandet till företaget behöver du ange nummer, belopp och datum på fakturan som du anser är felaktig.  

Efter att du har bestridit

Företaget behöver inte besvara eller godkänna ditt bestridande för att det ska gälla. Om företaget trots ditt bestridande tycker att de har rätt till betalning är det upp till företaget att driva ärendet vidare. Efter att du har skickat ditt bestridande kan du alltså vänta för att se hur företaget agerar. Om företaget inte skickar fler krav behöver du inte göra något mer. 

Om företaget påstår att du har tackat ja till ett erbjudande

Om företaget påstår att du har tackat ja till ett erbjudande eller gjort en beställning är det upp till företaget att kunna bevisa det. Du kan be företaget att visa underlag som bevisar att du har ingått ett avtal med företaget. 

Ringde företaget upp dig?

För telefonförsäljning krävs det enligt lag att företaget får ett skriftligt godkännande från dig för att avtalet ska bli giltigt. Det gäller om företaget ringer upp dig, eller om du blev uppmanad av företaget att ringa dem. Om du inte har godkänt avtalet skriftligen är det ogiltigt, och du har ingen betalningsskyldighet gentemot företaget. Om du på eget initiativ ringer upp ett företag för att köpa något finns inget skriftlighetskrav. 

Hur ska ett skriftligt godkännande gå till?

Ett skriftligt godkännande kan se ut på olika sätt. Du kan till exempel: 

  • skriva under ett papper du får hemskickat 

  • godkänna elektroniskt via e-post eller sms 

  • godkänna via bank-ID 

Godkännandet ska ske efter samtalet, så att du får tid att tänka över erbjudandet. Det är alltså inte okej för företaget att uppmana dig att godkänna erbjudandet under samtalet.  

Bestrid om du inte har godkänt skriftligen

Om företaget kräver betalning från dig trots att du inte har godkänt erbjudandet skriftligen, kan du protestera och hänvisa till att det inte finns något avtal. 

Om du har fått varor som du inte har beställt

Så länge det inte finns ett avtal mellan dig och företaget har du ingen skyldighet att skicka tillbaka eventuella varor som företaget har skickat till dig. Om företaget vill ha tillbaka varorna eller om du inte vill ha kvar varorna hos dig kan du kräva att företaget står för kostnaden för att skicka tillbaka varorna. 

Om du får fler fakturor, påminnelser eller inkassokrav

Trots att du bestrider fakturan kan det hända att företaget står fast vid sitt krav och skickar nya fakturor, påminnelser eller vänder sig till ett inkassobolag. 

Om du får nya fakturor

Om du får fakturor som gäller något annat än de fakturor du tidigare har protesterat mot, behöver du återigen kontakta företaget skriftligen för att bestrida.  

Om du får påminnelser på fakturor du har bestridit

Om du får en påminnelse på en faktura som du redan har bestridit behöver du inte bestrida påminnelsen. Genom att bestrida ursprungsfakturan har du redan förklarat att du inte kommer att betala. 

Om du får inkassokrav

I vissa fall vänder sig företag till inkassobolag för att få hjälp med att kräva in betalningen. Att du får ett inkassokrav betyder inte att du har fått eller kommer att få en betalningsanmärkning. Du kan bestrida ett inkassokrav på samma sätt som du bestrider en vanlig faktura, men du behöver bestrida till inkassobolaget som har skickat kravet. Det är viktigt att du talar om varför du bestrider kravet. Tänk på att alltid bestrida skriftligen, till exempel via mejl. 

Om företaget vänder sig till Kronofogden

Ibland vänder sig företag till Kronofogden för att få hjälp med att kräva betalt, det vill säga ansöker om ett så kallat betalningsföreläggande. Men du har fortfarande möjlighet att bestrida om kravet är felaktigt. 

Om företaget har vänt sig till Kronofogden kommer du att få ett brev från Kronofogden. I brevet står det vad du ska göra om du inte håller med om kravet, och hur lång tid du har på dig att svara. 

Om du inom svarstiden meddelar Kronofogden att kravet är felaktigt får du ingen betalningsanmärkning. Det är om du inte gör någonting, det vill säga varken betalar eller meddelar att kravet är felaktigt, som Kronofogden meddelar ett så kallat utslag (beslut). Det betyder att Kronofogden fastställer att du ska betala det som företaget kräver. I det läget får du en betalningsanmärkning, vilket betyder att kreditupplysningsföretagen gör en anteckning om att du inte har betalat skulden i tid. 

Om du bestrider kravet från Kronofogden behöver företaget vända sig till domstol för att få ett beslut över om de har rätt till betalning eller inte. 

Om du och företaget inte kommer överens

Om du behöver vägledning kan du kontakta Hallå konsument. Vi är en nationell upplysningstjänst som kan ge information om dina rättigheter och vilka alternativ du har för att komma vidare. Vi ger oberoende vägledning och kan därför inte bedöma ditt enskilda ärende, lösa tvister eller kontakta företag åt dig. 

Kontaktuppgifter till Hallå konsument

Om du och företaget inte kommer överens kan du i många fall anmäla till Allmänna reklamationsnämnden (ARN) för att få tvisten prövad. ARN kommer dock inte att pröva tvisten om ärendet har blivit eller blir överlämnat till Kronofogden eller domstol. 

Läs mer om att göra en anmälan på ARN:s webbplatsExtern länk

Fäll ihop

Source: KonsumentverketECC Sverige

Proofread: 15 October 2020

This page was funded by the European Union's Consumer Programme (2014-2020). ECC Sweden is a part of the European Consumer Centres Network, but also a part of the Swedish Consumer Agency’s information service Hello Consumer. At ECC Sweden, consumers who made cross-border purchases within the EU, Iceland, Norway or the UK can get free help and advice from our legal advisers.